EL BUEN USO DE LOS MENSAJES ELECTRÓNICOS, LABORALES Y PERSONALES

El internet es una herramienta de trabajo imprescindible en estos tiempos, pero como ha pasado con el celular, el fax y otros medios de comunicación, el mal uso lo ha convertido

en algo desagradable y molesto.

Es tanto el auge de los correos electrónicos o e-mail, que se hizo necesario crear un código de normas para su buen uso. Así, se creó la palabra "netetiqueta", que se refiere a la etiqueta y las buenas maneras que se deben utilizar para el uso de internet. "La net" es una forma abreviada de referirse a internet, pero en español se usa más "La red".

Actualmente, una manera de comunicarnos es hacer uso del Messenger, que es un programa que permite charlar con contactos previamente autorizados; el uso de éste se está convirtiendo en un carnaval, por la cantidad de colores que a veces se le agregan a ciertas letras o a ciertas expresiones. Pero lo más adecuado cuando vamos a hacer uso del Messenger es conservar la sobriedad y la sencillez, pues así se entiende mejor el mensaje.

Los mensajes deben ser escritos en forma clara y sencilla, con buena ortografía, colocando el nombre del destinatario, de quién lo escribe, el asunto y una firma.

Adicionalmente, se debe establecer una diferencia entre los mensajes del campo laboral y personal. A continuación encontrará una lista de sugerencias que vale la pena tener en cuenta de esta distinción.

Mensajes Laborales

• No utilice la letra mayuscula sostenida; es agresiva, es interpretada como una orden, y no resulta agradable para la vista. La mayúscula se usa para comenzar un escrito, para nombres propios o para continuar luego de punto aparte o seguido.
• Los correos electrónicos deben ser usados con cautela y prudencia, pues muchas personas se molestan de que en su correo aparezcan en mensajes en cadena; para ello existe CCO (copia oculta), un botón que nos puede servir de mucho y evitar disgustos con compañeros, clientes o amigos.
• Otro de los espacios que debemos llenar con cuidado es el asunto del mensaje, ya que muchas veces de él depende que se le preste atención a nuestro correo o que por el contrario sea desechado en cuanto aparece. Usemos "asunto" con palabras corteses, amables y educadas, aún cuando se trate de una llamada de atención; recordemos que la educación se refleja en todos nuestros actos.
• Evite utilizar sobrenombres en lugar de su nombre propio.
• No utilice fondos de colores debajo de su mensaje.
• Clasifique sus mensajes para ahorrar tiempo al buscar información.
• Cuide la capacidad de almacenamiento para que no se devuelvan correos que pueden ser de suma importancia.
• Conteste los correos que recibe de agradecimiento, de información o seguimiento en un plazo no mayor a una semana, pues la persona que le escribió está a la espera  de una respuesta suya.
• Evite enviar correos que le llegan pues en estas cadenas muchas veces también van virus incluidos y se hacen visibles muchos e-mails que más adelante son usados para las cadenas de ventas y su bandeja de entrada se llenará de spam o correspondencia no deseada.
• Hay que utilizar el tacto si nos vamos a dirigir a una persona, en especial a la que le vamos a hacer un llamado de atención, este correo debe ser personal y no debe ser, por ningún motivo, de conocimiento de los demás empleados.                                                

Mensajes Personales
  

• Identifíquese siempre, no importa el grado de confianza que se tenga.
• No reenvíe los mensajes que le llegan, ya que a través de las cadenas de correos se envía información no deseada y se corre un riesgo de transmisión de virus.
• No descuide la ortografía ni los buenos modales, aun cuando esté en la mayor confianza.
• Siempre titule el asunto, así sea con un "Hola".
• Sea claro en su redacción.